Деловое письмо на английском языке
Блочная структура с открытой пунктуацией
В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.
Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.
Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация, т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.
Образец делового письма на английском языке
15 October 2008
Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР
Dear James
2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009
I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.
This intensive, practical conference for businessmen aims to:
- increase your business productivity
- enable networking with business partners
The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.
If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.
I look forward to seeing you again at this exciting conference.
Yours sincerely
John Smith
Conference Secretary
Составные части делового письма
Дата
Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.
Пример
12 June 2005
В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год, причем после дня часто ставится запятая.
Пример
June 12, 2005
Адрес
Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.
Пример
Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD
Специальные пометки
Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.
Пример
CONFIDENTIAL
Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD
Приветствие
Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.
Пример
Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth
Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs.
Пример
Dear Sirs
Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.
Пример
Dear Sir or Madam
Заголовок
Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.
Пример
Dear Mr Jackson
INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006
Концовка
Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).
Примеры
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam | Yours faithfully |
Dear Mr Jackson
Dear Mrs Tang
Dear Jane
Dear Tom | Yours sincerely |
Имя отправителя и должность
После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs).
Пример
| Yours faithfully PATRICK CLARK
Director | Yours sincerely CAROLINE JAFFERSON (Mrs)
General Manager |
Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.
Пример
Yours faithfully
Martha Jason
for PATRICK CLARK
Chairman
Вложения
Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.
Пример
Yours sincerely
JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager
for PATRICK CLARK
Chairman
Enc
Копии
Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy, за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.
Пример
Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, secretary
Andrew Wilson, Accountant
Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.
Пример
bcc Mr Jeffrey Dowson, CEO
