Структура делового письма
Независимо от того, пишете ли вы деловое письмо, служебную записку или сообщение электронной почты, при этом желательно следовать общим правилам составления основной части документа. Если документ имеет хорошую структуру, а также написан хорошим деловым языком, — есть все шансы, что он произведет нужное впечатление.
Четыре элемента структуры
К составлению серьезных документов нужно подходить серьезно и тщательно. Они должны состоять из следующих четырех составных элементов.
| Вступление | Это объяснение того, зачем вы пишете письмо. Сошлитесь на предыдущее письмо, знакомство, разговор или документ. |
| Основная информация (факты и цифры) | Дайте основную информацию со всеми подробностями, цифрами и датами. Либо попросите информацию. Разделяйте текст на абзацы. Следите за логикой изложения. |
| Действие (вывод) | Действие, которое должен предпринять читатель. Либо действие, которое вы предпримете. Укажите конечный срок, если это необходимо. |
| Концовка (одна строка) | Иногда достаточно простого заключительного предложения из одной строки. |
А теперь давайте рассмотрим эти 4 элемента более подробно.
1. Вступление
В первом абзаце нужно указать причину написания письма. Это может быть:
- Благодарность за предыдущее письмо
- Напоминание о встрече или разговоре
- Вступление к теме, которая будет обсуждаться.
Примеры
Thank you for your letter of…
It was good to meet you again at last week’s conference.
We wish to hold our annual conference at a London hotel in October.
Примечание
Если вы начинаете предложение с Further to your letter of…, то его всегда нужно продолжать следующим образом:
Further to your letter of 15 May, I am sorry for the delay in attending to this matter.
2. Основная информация
Это основная часть сообщения, в которой дается вся инфомация, которую получатель должен знать. Альтернативный вариант: вы запрашиваете информацию. Возможно также сочетание обоих вариантов. Информацию необходимо давать просто и ясно, разделяя ее на отдельные абзацы. Этот раздел должен приводить к логическому выводу.
3. Действие (вывод)
В этом разделе сообщение приводит к логическому выводу. Это может быть:
- описание действия, которое ожидается от получателя
- описание действия, которое вы предпримете вследствие того, что вы изложили в письме
Примеры
Please let me have full details of the costs involved together with some sample menus.
If payment is not received within seven days this matter will be placed in the hands of our solicitor.
4. Концовка
Обычно все, что необходимо для окончания сообщения, — это простое заключительное предложение, состоящее из одной строки. Оно должно соответствовать содержанию сообщения.
Примеры
I look forward to meeting you soon.
I look forward to seeing you at next month’s conference.
A prompt reply would be appreciated.
Please let me know if you need any further information.
Примечание
Следующие концовки являются незаконченными, поэтому их не следует использовать.
Hope to hear from you soon.
Looking forward to hearing from you.
Читайте по этой теме: Деловое письмо на английском языке
